なべわかし

なべわかしです。六本木ヒルズのとある企業に勤める、象使いです。

伝わらなければ意味がない!会話の本題を簡潔に伝える最もシンプルな方法

time 2017/09/18

伝わらなければ意味がない!会話の本題を簡潔に伝える最もシンプルな方法

ここ最近仕事をこなす中で「本当に伝えたいこと」を「確実に」伝えるのって意外とできていないよな、と感じる機会が増えました。

どうすればシンプルに伝えることができるかいろいろ試す中で、これはイイなと思った方法をまとめたいと思います。

 

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会話で起きるミス

いや!俺はできてる!ミスなんかしない!

と思っていても認識齟齬があったり、話が長くて要点が伝わらないということは意外と誰にでもあると思います。

 

私はそれでいうと結構ありました!!(開き直り)

 

それはコミュニケーションが苦手だから、とか仕事ができないからとかではなくて単純に人間なので、その時の感情や状況に応じてミスが生じてしまうということなのだと私は思っています。

なので、それらを防ぐためのめっちゃシンプルな方法を紹介したいと思います。

 

会話のフェーズ

まず、会話のフェーズの話から触れておくと、

①会話前②会話中③会話後の3フェーズがありそれらをきっちり認識することから始まります。

 

この3フェーズを意識せず会話をすると今後も会話中にミスが起きる可能背が高いままになるかもしれません!

それでは具体的にフェーズごとにポイントを見ていきたいと思います。

 

①会話前

さて、まずは会話前ですが確認すべきポイントはたった1つです。

相手が自分の話を聞ける(聞いてくれる)状況にあるか

 

非常にシンプルです。

何だそんなことか、と思ってもここは非常に大事なポイント。

 

仕事をしていると、ついつい相手の立場を思いやれず自分の仕事を優先してしましがちになることが多いです。

そうなると、自分本位に話をすることにより、そもそも話を聞いてもらえないという状況に陥ってしまします。

 

話す前はまず、しっかり相手のスケジュール・状況を確認した上で会話をしましょう。

 

▼確認事項

・相手のスケジュールは空いているか

・相手がながら作業にならずこちらに耳を傾けることができる状態にあるか

・必要であれば会話の目的を前もって明示できているか

 

②会話中

次に会話中です。

相手が話を聞いてくれる状況にあるとわかったならば、会話中に意識することは1つ。

会話の目的を明確に

 

上記に尽きます。

会話は目的さえ明確になれば、認識の齟齬は起きません。

なので目的を会話の冒頭で示しておけば会話中の問題は大体クリアできます。

 

また、会話の目的は主に3つあります。

  1. 確認:依頼されたことが正しく認識・実行できているか確認する
  2. 意見:依頼内容、起こった事象に対する自分の意見を伝える
  3. 判断:意思決定をしてもらうために選択肢と判断材料を伝える

 

なので、会話中は目的を明確するために、話始めるときは

 

「これは確認なのですが~」

「これは意見なのですが~」

「これは判断を仰ぎたいのですが~」

 

と、自分の伝えたいことの目的を伝えてしまうことが効果的です!

こうすることで、「ああ、これは意見を言おうとしているんだな」「なるほど、判断してほしいんだな」と相手に会話の意図が伝わります。

 

上記を意識できるようになれば、次は会話の中身を意識しましょう。

複雑なことは何もありません。

 

事実 と 考え を分けること。

ただそれだけで十分です。

 

「事実」とは意見や推測などは全く入り込まない、ただ起きたありのままの事象を指し、

「考え」とは事象をベースに自身が感じたこと、思ったことを指します。

 

したがって会話中は会話の「目的」をまずは明確にし、その後「事実」と「考え」を分けて話すことができればもう会話で悩むことはほとんどなくなるでしょう。

 

▼確認事項

・会話の目的は「確認」「意見」「判断」のいずれであるか

・「事実」と「考え」は明確に分けて話す

 

③会話後

会話が終わって、さあ終わった!

では、おそらく不十分です。

 

重要性の低い友人同士の会話ならいざ知らず仮にビジネスシーンであればいかに上手に内容を伝えたとしても、聞き手も同じ人間なので100を聞いて100を覚えるには無理があります。

 

会話後の重要なポイントは

会話の要点をリマインドして、聞き手のアクションを促すです

 

したがって、話した内容を簡単にでいいのでテキストにまとめて相手に送りましょう。

会話をしてはい終了では単なる一方的なコミュニケーションで終わってしまうことが往々にしてあります。

 

会話後に相手にアクションしてもらうことがゴールなので、確実に実行してもらうためにもテキストでサクッとリマインドする習慣をつけるのが良いと思います。

 

▼確認事項

・会話内容をテキストベースで相手に送付

・アクションしてもらえたか(会話の目的を果たせたかチェック)

 

最後に

いかがだったでしょうか?

巷ではいろんなコミュニケーション本が溢れいていますが、私は会話において上記が最もシンプルですぐに実践できる方法であると考えています。

 

会話をしっかり3フェーズに分類してそれぞれステップを踏んで挑めば、コミュニケーションの齟齬は格段に減るのです。

かなり効果的な方法ですので一度試しに実践してみてください(^^)

        

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